Die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens hängt in hohem Maße von qualifizierten und richtigen Entscheidungen im Einkauf ab. Die Entscheidungssituation wird dabei immer komplexer bei gleich bleibendem oder steigendem Kostendruck. Vor diesem Hintergrund findet das Thema des strategischen Beschaffungsmanagements Beachtung auf Vorstandsebene. Diesem hohen Interesse an Einkaufserfolgen steht in den meisten Unternehmen jedoch kein entsprechend fundiertes Reporting- und Controllingsystem gegenüber. Soll das Beschaffungs-controlling seine Funktion als betriebswirtschaftliches Steuerungs- und Koordinations-instrument behalten, so ist die eigene Position und das angewandte Instrumentarium zu überdenken. Denn spätestens bei der Bewältigung von Krisensituationen stellt sich die Frage nach der Wirksamkeit der eingesetzten Controlling-Instrumente.

Zentrale Fragen

Controlling im Einkauf hilft, folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Beziehungen bestehen zwischen Tool-Einsatz und Einkaufsergebnis?
• Was bedeutet Best Practice im Einkauf?
• Welche Wertschöpfung erwirtschaftet der Einkauf und welche Kosten stehen dem gegenüber?
• Bestehen Leistungslücken und wie können diese geschlossen werden?
• Welche Potenziale bestehen und wie können sie nutzbar gemacht werden?

Das modulare System

Beschaffungscontrolling sollte stets modular aufgebaut sein. Dabei ist prinzipiell zwischen einem Informations- und einem Reportingsystem zu unterscheiden.

Ein Informationssystem liefert relevante Daten hinsichtlich der Controllingfelder.
Ein Reportingsystem verdichtet die Ergebnisse mittels Kennzahlen.

Die Betrachtung und Auswertung der Einkaufsleistung aus verschiedenen Blickwinkeln macht betriebswirtschaftliche Kennzahlen transparent und nachvollziehbar. Diese Daten zur Steuerung des strategischen Einkaufs stehen nahezu in Echtzeit bereit.

Informationssystem Entscheidungsrelevante Daten zu • Einkauf • Projekt • Unternehmen   Reportingsystem Kennzahlen zu • Material- und Prozess- kostenreduzierung • Durchlaufzeit • Versorgungsgrad • Einkaufseffizienz

Die Bedeutung des Controlling im Einkauf wird weiter steigen, denn es ist der Schlüssel zu kurzen Reaktionszeiten und hoher operativer und strategischer Flexibilität am Markt. Kaum ein Unternehmen stellt sich mehr die Frage, ob es diesen Schlüssel braucht – nur noch wann und wie er passt.