Die Herausforderung des indirekten Einkaufs liegt weniger in seiner Komplexität, sondern in der dezentralen Beschaffung und Vielzahl von Artikeln und Dienstleistungen, die nur unzureichend oder nicht zentral über den Einkauf abgewickelt werden.

Erfahrungsgemäß weist der Einkauf von indirekten Gütern und Dienstleistungen ein hohes Einsparungspotenzial auf. Die Ausgaben im indirekten Bereich spielen oftmals am Ziel und Gesamterfolg eines Einkaufs eine nur untergeordnete Rolle – leider. Die Ausgaben des indirekten Bereichs werden häufig vernachlässigt. Schade, denn eine Optimierung wirkt sich sofort spürbar und kurzfristig auf das Jahresergebnis aus.

Die Einkaufsprozesse im indirekten Einkauf werden in den meisten Unternehmen häufig aus den Fachabteilungen heraus gesteuert (z.B. Marketing, Logistik, Facility Management, IT). Diese Bereiche legen die Spezifikation fest, entscheiden im Vorfeld und kaufen weitestgehend selbständig ein – losgelöst vom Einkauf. Der Einfluss, die Kompetenz und die Hebel des Einkaufs bleiben dabei häufig völlig ungenutzt.

Klassische Fehlentwicklungen sind dabei:

  • Ungenutzte Bündelung von Waren, Artikeln und Dienstleistungen
  • Fehlende Spezifikationen für Artikel und Dienstleistungen
  • Fehlende Ressourcen und Zuständigkeit im Einkauf
  • Nichtexistierende Beschaffungsprozesse und hoher manueller Aufwand
  • Und der Klassiker: Maverick Buying

Damit dies nicht passiert, ist auch der indirekte Einkauf zu fokussieren. Doch das Thema ist durchaus komplex und bedarf ebenso wie im direkten Bereich einer effizienten Organisationsentwicklung zur besseren Kooperation zwischen Einkauf und Fachabteilung zur nachhaltigen Senkung der Beschaffungskosten.

Lösungsansätze dabei sind u.a.:

  • Verankerung der Zuständigkeit im Einkauf
  • Verhandlung zentraler Rahmenverträge mit dezentralen Abrufen
  • Erstellung von qualifizierten Ausschreibungen mit klaren Spezifikationen
  • Nutzung von eSourcing-Plattformen
  • Digitalisierung der Beschaffung

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